Yrityslaitteen tilaaminen kuluttajamaisen helposti

Uuden (tai käytetyn) laitteen tilausprosessi voi helposti muuttua monimutkaiseksi ja turhauttavaksi, jos sen eri vaiheet eivät ole hallinnassa. Ilman selkeää ja huolellisesti suunniteltua kokonaiskuvaa voivat yksityiskohdat, kuten tilaustavat, rahoitusmallit, esiasennukset ja toimitusprosessi, helposti muodostua kompastuskiviksi.  

Kuitenkin hyvin valmisteltu ja ennakoitu prosessi voi poistaa monia sudenkuoppia ja tehdä laitteen tilauksesta sujuvan kokemuksen. Kun jokainen vaihe on mietitty alusta loppuun – aina laitevalinnasta käyttöönottoon saakka – voidaan varmistaa, että laite saapuu käyttäjälleen valmiiksi konfiguroituna ja käyttövalmiina heti ensimmäisestä kirjautumisesta lähtien.

Uuden laitteen tilaaminen 

Uusi laite tarvitaan joko vanhan tilalle tai kokonaan uuden työntekijän käyttöön. Työn alkamisen tai jatkamisen kannalta on tärkeää, että uusi tai korvaava laite saadaan käyttöön heti, kun sitä tarvitaan. Suunniteltujen laitevaihtojen toteuttaminen on ajoituksellisesti helpompaa, mutta on syytä toteuttaa käyttäjälleen mahdollisimman kivuttomasti. 

Puskurivarasto ja kiertovarasto osana tilausprosessia 

Puskurivaraston näkyvyys osana tilausprosessia varmistaa sen, että puskurointi toimii käytännössä. Lisäksi yrityksillä voi olla käyttäjiltä palautuneita laitteita kiertovarastossa. Usein palautuneilla laitteilla voi olla vielä reilusti elinkaarta jäljellä, joten myös näitä laitteita voidaan kuntoluokittelun ja huolellisen siistimisen jälkeen ottaa tehokkaasti uudelleen käyttöön ja näin vähentää yrityksen kuluja. Tilaaja näkee osana tilausprosessia selkeästi, kuinka paljon tukkurin varastossa on asiakasta varten puskuroituja ja kiertovaraston laitteita. Saatavuus-, puskurivaraston ja kiertovaraston tiedot haetaan tukkureilta ja IT Asset Management järjestelmistä täysin automaattisesti. 

Käyttäjän roolin mukaan näytetään valittavissa olevat laitteet ja tilattavissa olevat oheislaitteet, kuten lisänäytöt, hiiret ja näppäimistöt. Tilauslomakkeella käyttäjä voi valita myös mahdollisten vanhojen laitteiden palautuksen. Tilaus siirtyy asiakasyrityksen hyväksyntäketjun jälkeen tarkistettavaksi ja sitten se välitetään sähköisesti tukkurille. Tukkuri suorittaa laitteen esiasennuksen ja tarroituksen ja lähettää laitteen suoraan käyttäjän osoitteeseen. Tukkuri toimittaa lähetyksen seurantatiedon, joka välittyy edelleen käyttäjälle tekstiviestinä ja/tai sähköpostina valinnan mukaan. 

Kun tuotteet ovat saapuneet, käyttäjä avaa lähetyksen ja käynnistää laitteen ensimmäisen kerran, jolloin esiasennus viimeistelee laitteen täysin käyttövalmiiksi organisaation sovellusten kera. Vanhan laitteen osalta tietojen siirto tapahtuu automaattisesti pilvipalvelun kautta ja käyttäjällä on viikko aikaa palauttaa vanha laite palautuspaketissa tilaamalla sille nouto ohjeiden mukaisesti. 

Uusi kone puskurivarastosta 

Paras tapa varmistaa uusien laitteiden saatavuus on käyttää puskurivarastoja niiden laitemallien osalta, joita tarvitaan säännöllisesti. Puskurivarastoja varten tehdään ennuste 6 - 12 kuukautta eteenpäin: kuinka monta uutta työntekijää ollaan rekrytoimassa, kuinka monta työasemaa ollaan vaihtamassa ja kuinka monta työasemaa saattaa rikkoutua. Kun tarvittavat laitemallit ja -määrät on selvitetty, voidaan sopia laitetoimittajan kanssa puskurivarastojen saldot ja tilataanko puskuriin korvaava laite sieltä pois tilatun tilalle automaattisesti. Näin varmistetaan, että tarvittavia laitteita on saatavana heti, kun niitä tarvitaan. 

Näkyvyys koko laitekantaan 

ICT-vastaavalle on tarjolla näkyvyys koko laitekantaan: käytössä olevat laitteet, puskuri- ja kiertovarastossa olevat laitteet, tilatut laitteet ja poistumassa olevat laitteet. Käytössä olevat laitteet raportoivat itsestään hallinta-agenttien kautta, poistumassa olevien laitteiden tiedot saadaan IT Asset Management rekisteristä ja tilaus- ja puskurointitiedot tilausjärjestelmästä. API-rajapintojen käyttö mahdollistaa ajantasaiset tiedot koko laitekannasta ja tarvittaessa puuttumisen poikkeamiin. Näin myös minimoidaan väärinkäytösten mahdollisuus. 

Keskitetty laitehallinta, käyttäjäroolit ja Group Tagit 

Ennen laitteen tilaamista määritetään Microsoft Intuneen (Intune) tarvittavat sovellukset ja asetukset eri käyttäjärooleja varten. Intune on Microsoftin pilvipohjainen laitehallintatyökalu, joka hallitsee ja päivittää laitteita keskitetysti. 

Kun konfigurointi Intunessa on huolellisesti suunniteltu, tilausta tehdessä tarvitsee vain tietää käyttäjän rooli, johon on Windows Autopilotissa asetettu oma Group Tag -merkintä. 

Windows Autopilot on osa Intunea ja se mahdollistaa uusien laitteiden toimituksen suoraan loppukäyttäjille ilman turhia välietappeja. Group Tag -merkinnät auttavat ryhmittelemään laitteet eri liiketoimintaosastoille tai käyttäjärooleille. Kun laite rekisteröidään Autopilottiin, sen Group Tag -merkintä kertoo Intunelle, mille käyttäjäroolille laite kuuluu. Esimerkiksi myynnille tarkoitetut laitteet voivat saada täysin erilaiset sovellukset ja asetukset kuin hallinnon tai markkinoinnin laitteet. Näin oikeat sovellukset ja asetukset asennetaan automaattisesti ja aina varmasti oikein. 

Laitteen tilaus 

Uuden laitteen tilaus käynnistyy uuden työntekijän onboardingista tai vanhan laitteen vaihtoprosessista.  

Ensin näytetään kiertovarastossa vapaana olevat tarpeeseen soveltuvat laitteet, joilla tarpeeksi elinkaarta jäljellä. Jos sopivaa kiertolaitetta ei ole saatavana, näytetään tukkurien puskurivarastoissa valmiina toimitukseen olevat laitteet. Jos myös puskurivarastot on jo poikkeuksellisesti tilattu tyhjiin, niin näytetään tilattavissa olevat muut laitevaihtoehdot toimitusaikoineen. 

Käyttäjän tehtyä laitevalintansa oheislaitteineen, käynnistää tilaus tarvittaessa hyväksymisprosessin ja hyväksyttynä tilaus siirtyy API-rajapintojen kautta tukkurin tietojärjestelmään kaikkine asennusta ja toimitusta varten tarvittavine tietoineen.  

Autopilot esivalmistelu 

Kun laite on tilattu, siirtyy se IT-tukkurin esiasennuskeskukseen, jossa sille suoritetaan Windows Autopilotin esivalmistelu, eli Pre-provisioning. Autopilotin ja Group Tag -merkintöjen avulla laitteelle voidaan määrittää oikea käyttäjärooli, jonka mukaisesti sille asennetaan tarvittavat sovellukset ja asetukset. Esivalmistelun aikana laitteelle asennetaan kaikki laitekohtaiset sovellukset ja asetukset, jolloin se on lähes täysin käyttövalmis, kun se saapuu käyttäjälle. 

Parhaan lopputuloksen varmistamiseksi laitteelle asennetaan ennen esivalmistelua puhdas Windows, eli Clean Image. Tämä takaa sen, ettei laitteella ole mitään tarpeettomia sovelluksia tai asetuksia, joita yritys ei tarvitse. Clean Imagen yhteydessä laitteelle asennetaan myös viimeisimmät laiteajurit ja käyttöjärjestelmäpäivitykset, jolloin loppukäyttäjän ei tarvitse heti ensimmäisenä päivittää laitettaan ja hukata työaikaansa päivitysten odotteluun. 

Autopilot esivalmistelu vähentää mahdollisten käyttöönottovirheiden riskiä, koska kaikki on automatisoitu ja laadunvalvottu jo ennen laitteen toimittamista. Tämä parantaa sekä tietoturvaa että käyttöönoton sujuvuutta, sillä valmiiksi asetetut ja suojatut laitteet tarjoavat varmemman aloituspisteen. 

Laitteen toimitus 

Laitteen toimitusprosessi on suunniteltu mahdollisimman suoraviivaiseksi ja käyttäjäystävälliseksi. Kun esivalmistelut on suoritettu, IT-tukkuri vastaa laitteen fyysisestä tarroituksesta ja pakkaamisesta. Tukkuri toimittaa laitteen suoraan käyttäjän kotiosoitteeseen tai muuhun ennalta sovittuun sijaintiin, mikä säästää aikaa ja vaivaa sekä käyttäjältä että IT-tuelta. 

Lähetyksen aikana käyttäjä saa toimitusilmoituksen ja seurantatiedot, jotka mahdollistavat toimituksen seuraamisen reaaliajassa. Tämä tuo läpinäkyvyyttä toimitusprosessiin ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden varautua laitteen saapumiseen. Seurantalinkki löytyy Apila Hub -portaalista, mikä tekee prosessista joustavan ja helpon seurata. 

Toimitus suoraan käyttäjälle on huomattava etu, erityisesti tilanteissa, joissa nopeus on tärkeää tai laite täytyy saada käyttöön ilman viiveitä. Prosessi minimoi mahdolliset viivästykset ja varmistaa, että laite on perillä käyttövalmiina ilman tarvetta turhiin välivaiheisiin. 

Kotitoimitukset saadaan toimimaan myös Hybrid-ympäristöissä, joissa laitteet ovat liitettynä sekä paikalliseen toimialueeseen, eli Active Directoryyn, että Microsoft Entra ID:hen, kunhan käytössä oleva VPN-ratkaisu tukee yhteyden muodostamista varmennepohjaisesti, tai ennen käyttäjän kirjautumista. Tällöin ensimmäinen kirjautuminen laitteelle voidaan suorittaa missä vain. Jos laitteet sijaitsevat vain Entra ID:ssä, ei ensikirjautumisessa tarvita VPN-yhteyttä. 

Laitteen käyttöönotto 

Kun laite on toimitettu käyttäjälle, ensimmäinen käynnistyskerta viimeistelee laitteen asennuksen ja käyttäjä voi aloittaa työskentelyn lähes välittömästi. Intune ja Autopilot varmistaa, että kaikki asetukset, käyttöoikeudet ja tietoturvavaatimukset ovat kohdillaan ja käyttäjä voi keskittyä työtehtäviinsä ilman teknisiä viiveitä tai monimutkaisia manuaalisia toimenpiteitä. 

Jokaisen laitteen mukana toimitetaan selkeät käyttöönottovaiheet sisältävä ohje, jonka avulla käyttäjä voi ottaa laitteen käyttöön itsenäisesti. Käyttäjän ei tarvitse olla teknisesti taitava voidakseen käyttää uutta laitetta; ohjeet on suunniteltu yksinkertaisiksi ja helposti seurattaviksi. Tämä vähentää merkittävästi IT-tuen tarvetta ja mahdollistaa laitteen käyttöönoton mihin aikaan tahansa, mikä lisää prosessin joustavuutta. 

Lisäksi kaikki organisaation tiedot ja profiilit voivat latautua automaattisesti pilvipalvelun kautta. Jos käyttäjällä on ollut aiempi laite, tietojen siirto tapahtuu saumattomasti ilman, että käyttäjän tarvitsee suorittaa monimutkaisia siirtotoimenpiteitä. Tämä automaatio nopeuttaa siirtymistä vanhasta laitteesta uuteen ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden ottaa laite käyttöön ilman viiveitä. 

Vanhan laitteen palautus 

Usein uuden laitteen tilaus tehdään, koska vanhan laitteen elinkaari on tiensä päässä. Käyttäjä on saanut valita uuden laitteen tilauksen yhteydessä myös vanhan laitteen palautuksen. Palautuspaketin mukana toimitetaan käyttäjälle valmiiksi tulostettu pakettikortti, pakkausmateriaali ja pakkausteippi. Laitteen voi palauttaa kuljetusyhtiön palvelupisteelle ja lisäpalveluna voidaan tilata nouto suoraan käyttäjältä. 

Palautettavan laitteen palauduttua palautuspisteeseen saadaan siitä saapumisilmoitus ja laite siirtyy jatkokäsittelyyn tyhjennettäväksi ja uusiokäyttöön asiakkaan kanssa sovitun mukaisesti. Automaattiset sähköiset ilmoitukset pitävät huolen siitä, että laitteen tiedot tallentuvat uudestaan ja IT Asset Management-järjestelmiin kirjautuu laitteen uusi sijainti kiertovarastossa tai sitten laite siirtyy palautus- ja kierrätyspalvelun piiriin. Asiakkaan IT-osastolla on näin täysi kyky vastata yrityksen hallussa olevien laitteiden käytöstä, kuluvaikutuksesta ja tietoturvasta.