Kadonneita laitteita? Laitteet ei taaskaan ajallaan?

Kokemuksemme mukaan organisaatiot kamppailevat usein päätelaitteiden seurannan ja omaisuudenhallinnan kanssa.
Suomen kirjanpitolaki ei velvoita tekemään fyysistä inventaaria käytössä olevista tietokoneista, vaikka niihin sitoutuukin merkittävä pääoma. Julkisuudessakin on uutisoitu organisaatioista, joissa on kadonnut jopa tuhansia laitteita. Silti tilintarkastaja ei vaadi fyysistä inventointia, vaan taloushallinnon dokumentit riittävät. Kadonneisiin laitteisiin sitoutuu rahaa, mutta voiko kadonneissa laitteissa olla myös arkaluotoista yritysdataa tai henkilötietoja – jopa potilastietoja?

Onko teiltäkin kadonnut tietokoneita?

Ensimmäinen vaarallinen kohta laitteen elinkaarella on tilauksen ja käyttöönoton välissä. Tilaukseen saatetaan vaatia hyväksyntä tilausjärjestelmässä, mutta fyysisen laitteen käyttöönoton ja tehdyn tilauksen välillä ei tehdäkään enää minkäänlaista tarkistusta – useimmiten tilauksen hyväksyjä vain hyväksyy saapuneen laskun.

Tilattu laite elää sitten ihan omaa elämäänsä, missä lieneekään.
Laitteen elinkaaren aikana olisi myös hyvä silloin tällöin varmistaa, että laite on vielä organisaation hallussa ja mieluusti käytössä. Laitteen käyttäjätietoa ja sijaintia voi ylläpitää aktiivisesti koko elinkaaren ajan laitehallinnan työkalusta ja reagoida linjoilta katoaviin laitteisiin tarpeeksi nopeasti. Kun laitteen elinkaari on päättymässä, käy usein niin, että osaa laitteista ei enää edes löydetä, kun aktiivista laiterekisterin ylläpitoa on laiminlyöty. Laitteiden viimeinen kirjattu tieto on ainoastaan leasing -yhtiön asset rekisterissä kolmen tai neljän vuoden takaa sopimuksen käynnistyshetkeltä. Lisäksi henkilö, joka sinne on merkitty, ei ole enää aikoihin ollut yhtiön palveluksessa. 

Uusi työntekijä aloitti tänään, mutta missä laitteet taas luuraavat?

Toinen taloudellisesti merkittävä menetys on uuden työntekijän aloitus ja onboarding kokemus. Rahallisesti voi mitata menetettyä työaikaa, mutta puuttuvien tai viivästyneiden työvälineiden aiheuttama pettymys voi pidemmällä aikavälillä olla jopa suurempi menetys organisaatiolle. Moni voi samaistua (allekirjoittanut ainakin) laitteiden ja tunnusten puuttumiseen ensimmäisinä työpäivinä – ja siitä jää paha maku suuhun, kun on innoissaan uudesta työstään.
Maksammeko turhia leasing maksuja laitteista, jotka eivät ole käytössä?
Leasing yhtiön omistamat laitteet tulisi palauttaa kauden päätyttyä tai maksaa lisämaksuja lisäkuukausista ja laitteiden lunastuksista. Turhan monissa organisaatioissa leasing kauden lopetukset hoidetaan ylimääräisillä maksuilla, kun laitteita ei saadakaan palautettua ajoissa. Se on kustannus, jota on mielestäni hieman turha maksaa.

Laitekanta automaattiseen seurantaan tilauksesta lähtien

Kuulostavatko haasteet tutuilta? Ei hätää, Apila Managen ratkaisuilla nämä haasteet saadaan ratkaistua.
Apila Manage Oy on kehittänyt yllä mainittujen ongelmien selättämiseksi API-integraatioihin ja automaatioihin perustuvan Apila Hub -ratkaisun, joka integroituu jo käytössä oleviin endpoint management, asset management, ITSM- ja tilausjärjestelmiin. Laitteiden seuranta alkaa jo tilauksesta ja päättyy laitteen poistoprosessiin. Näiden välillä ICT-vastaavalla on käytössään kokonaisnäkymät koko laitekannasta ja kyvykkyys tehdä päätöksiä ja toimenpiteitä laitteiden osalta reaaliaikaisesti elävän laitekannan kanssa.

Apila Hubista tilatut laitteet kirjautuvat automaattisesti Apila Hubin laiterekisteriin heti tilauksen jälkeen. Kun tilaus on tehty, muodostuu laitekortti asiakkaan Apila Hubiin. Kun laite otetaan käyttöön, Apila Hub päivittää automaattisesti laiterekisteriin tallennetulle laitteelle sitä oikeasti käyttävän käyttäjän tiedot sekä muut laitetiedot. Järjestelmä havaitsee myös, jos laitetta ei ole ylipäätään otettu käyttöön. Näistä ja muista laitehallintaan ja laitteiden elinkaareen liittyvistä poikkeamista yrityksen IT-osasto saa ilmoituksen, kun poikkeama on tapahtunut. Näin yrityksen IT-osasto pystyy reagoimaan poikkeamiin heti, eikä vasta kolmen vuoden päästä hankinnasta. 

Jatkuva ylläpito

Kun laitteet on hankittu alkaa niiden ylläpitovaihe. Ylläpitovaiheessa käyttäjille tulee yllättäviä haasteita laitteiden käytön kanssa. Perinteisesti laitetietoja kerätään erilaisista hallintajärjestelmistä tukipyyntöjen toteuttamiseksi. Isommissa organisaatioissa voi olla edistyneempiä, räätälöityjä laiterekisteriominaisuuksia, joiden avulla voidaan tehdä tarkempia ratkaisuja käyttäjien tekemiin tukipyyntöihin. Apila Hubissa nämä edistyneemmät toiminnallisuudet ovat sisäänrakennettuina. Järjestelmään on rakennettu rajapintojen avulla tärkeimpien tietolähteiden osalta kattavat raportointi- ja poikkeamien seurantatyökalut. Järjestelmä pystyy jo ennen käyttäjän reagointia havaitsemaan pidemmät käynnistysajat, muistin loppumisen tai tallennustilan täyttymisen. Parhaimmissa tapauksissa järjestelmä korjaa nämä viat taustalla ennen tukihenkilön reagointia.

Laitteiden ylläpitovaiheen aikana laitteita täytyy hallinnoida myös fyysisesti ja logistisesti. Työntekijöitä tulee ja lähtee, ja on tärkeää, että jo hankitut laitteet saadaan tehokkaaseen käyttöön. Kun laiterekisterin tai elinkaarenhallintajärjestelmän tietoja ylläpidetään automaattisesti ja proaktiivisesti, on käytettyjen laitteiden tehokas käyttöönotto mahdollista. Apila Hubin älykkäät ratkaisut seuraavat aktiivisesti laitteiden käyttötietoja ja tekevät yrityksen pääkäyttäjille ilmoituksia poikkeamista. Laiterekisterin tiedot pysyvät eheinä, mikä mahdollistaa käytettyjen laitteiden toimituksen uudelleen loppukäyttäjille. Järjestelmä poistaa ikäviä työvaiheita IT:ltä ja HR:ltä, kun laitetietoja ei tarvitse manuaalisesti päivitellä laiterahoittajan laiterekisteriin tai johonkin erilliseen excel-tiedostoon. Ja tietenkin käytettyjen laitteiden tilaaminen onnistuu samasta käyttöliittymästä Apila Hubista.

Laitteiden kierrätys ja vaihto uuteen

Kun laitteet vanhenevat, niiden kierrättäminen ja uuden laitteen toimittaminen vanhenevan laitteen tilalle tulevat ajankohtaiseksi. Rahoitettujen laitteiden osalta voi olla tarpeen vaihtaa laitteita tiettyyn päivämäärään mennessä kalenterineljänneksittäin. Apila Hubin myötä on mahdollista tehdä arvioita laitteiden kunnosta ja käyttötarpeen mukaisesta suorituskyvystä, jolloin omaan taseeseen hankittujen laitteiden elinkaarta voidaan seurata tehokkaasti ja vaihtaa laitteet vasta, kun siihen on oikeasti tarvetta. 

Apila Hub tekee laitteen vaihdon tai kierrätyksen yksinkertaiseksi ja antaa pääkäyttäjälle selkeän näkymän vaihtojen tilasta. Apilan elinkaarenhallintapalvelussa Apila Hub kerää vaihdettavat laitteet yhteen näkymään, käynnistää prosessin käyttäjä- tai laitekohtaisesti, ja raportoi yrityksen pääkäyttäjille laitevaihtojen etenemisestä. Laiterekisteri, integraatio laitehallintaan, laitetoimittajaan ja rahoitusyhtiöön mahdollistavat täyden näkymän koko laitteen elinkaareen laitteen hankinnasta kierrätykseen ja raportointiin asti.